Sprawozdania finansowe stanowią typ dokumentów, w których zawarte są istotne informacje dotyczące kondycji finansowej firmy. Ich elektronicznym odpowiednikiem są e-sprawozdania finansowe. Kto jest zobligowany do sporządzania nadmienionych sprawozdań i w jaki sposób zrobić?
e-sprawozdania finansowe – co to takiego?
e-sprawozdania finansowe to sprawozdania sporządzane w formie elektronicznej, posiadające odpowiedni format i strukturę logiczną. Struktury logiczne zawarte zostały w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, który obowiązuje od 1 października 2018 r. – dalej ustawa o rachunkowości).
Kto jest zobowiązany do składania e-sprawozdań finansowych?
e-sprawozdania finansowe to dokumenty, do których składania zobowiązani są podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych. Wyjątek od tej reguły stanowią jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR (czyli Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości). W praktyce każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe, zobligowana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, w tym opatrzenia wspomnianego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Dotyczy to:
- jednostek, które sporządzają sprawozdania finansowe według ustawy o rachunkowości, tj. m.in. spółek handlowych, spółdzielni, fundacji, stowarzyszeń, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
- jednostek, które sporządzają sprawozdania finansowe według ustawy o rachunkowości uproszczonej, tj. m.in. spółek cywilnych, spółek jawnych, spółek partnerskich, spółek komandytowych i spółek komandytowo-akcyjnych, które nie są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych według ustawy o rachunkowości;
- jednostek, które sporządzają sprawozdania finansowe według ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. m.in. organizacji pożytku publicznego.
Dobrowolnie mogą sporządzać i składać e-sprawozdania finansowe podmioty, które nie są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych według żadnej z powyższych ustaw, tj. m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, rolnicy ryczałtowi i podatkowi.
Składanie e-sprawozdań finansowych – jak to zrobić?
Sposób i warunki składania e-sprawozdań finansowych uzależnione są kilku czynników:
- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają opisywanej dokumentacji zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, powinny przesyłać e-sprawozdania jedynie do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości). Dokonują tego poprzez zgłoszenie przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.
- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe i zobligowani do sporządzania sprawozdań finansowych, przekazują odpowiednią dokumentację jedynie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania. W tym celu mogą oni skorzystać albo z bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe od MF, albo ze stworzonego w tym celu interfejs webAPI czyli np. za pomocą dostępnej na rynku aplikacji komercyjnej.
- podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, a którzy są zobligowani do sporządzenia sprawozdania finansowego, składają je jedynie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Należy to zrobić w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Należy tego dokonać przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a zatem korzystając albo z bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe od MF, albo ze stworzonego w tym celu interfejs webAPI czyli np. za pomocą dostępnej na rynku aplikacji komercyjnej.
- spółki cywilne – nie są zobowiązane do przekazywania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani też do KRS.
Sprawozdanie finansowe w postaci papierowej – czy jest dopuszczalne?
Obecnie sprawozdanie finansowe nie może mieć formy innej, niż elektroniczna. Tym samym musi być ono zapisane w postaci pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). W powyżej wspomnianym rozporządzeniu wskazane zostały dopuszczalne formaty plików spełniających akceptowany wymóg postaci elektronicznej: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, XHTML, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif. Poza tym sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także kierownika jednostki (pełny zarząd z uwzględnieniem możliwości zastosowania oświadczeń przez niektórych członków organu). Oznacza to, że opisywany dokument w postaci papierowej zostanie uznany jedynie za kopię sprawozdania finansowego, nie zaś wymagany oryginał.
Zobacz program do esprawozdań od Hogart