Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który miał być obowiązkowy dla wszystkich podatników od 1 lipca 2024 roku, zostało przzesunięte w czasie przez Ministerstwo Finansów. Resort podjął tę decyzję po wykryciu krytycznych błędów w systemie, które uniemożliwiały jego prawidłowe funkcjonowanie. Ministerstwo zleciło przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego i zapowiedziało, że wskaże nowy termin wdrożenia KSeF po jego zakończeniu. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Co to jest KSeF?
KSeF to system elektronicznego przesyłania i przechowywania faktur VAT, który miał zastąpić dotychczasowe formy dokumentowania sprzedaży, takie jak papierowe faktury, e-maile czy pliki PDF. KSeF miał być zintegrowany z Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK) i umożliwiać automatyczną weryfikację poprawności i zgodności faktur z deklaracjami podatkowymi. Poza tym wejście w życie opisywanego rozwiązania miało także wiązać się z licznymi korzyściami po stronie przedsiębiorców. Mowa miedzy innymi o uproszczonym obiegu dokumentów, ograniczeniu kosztów druku i archiwizacji, szybszych rozliczeniach z kontrahentami i urzędem skarbowym, a także większej ochronie przed oszustwami podatkowymi.
Dlaczego KSeF został przesunięty?
Na konferencji prasowej zorganizowanej 19 stycznia 2024 r., Ministerstwo Finansów przyznało, że system KSeF nie był gotowy do wdrożenia w planowanym terminie i wymagał poprawek. Resort stwierdził, że zdiagnozował błędy, które uniemożliwiały wprowadzenie obligatoryjnego KSeF, takie jak brak zabezpieczeń przed awariami, problem z generowaniem unikalnych numerów faktur, niespójność z innymi systemami informatycznymi czy niedostateczna komunikacja z podatnikami. Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu terminu wdrożenia KSeF, biorąc pod uwagę zarówno stan gotowości projektu, jak i opinie przedsiębiorców, którzy wyrażali obawy i wątpliwości co do nowego systemu. Jak stwierdził Minister Finansów Andrzej Domański: – Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której polskie firmy nie mogą wystawiać faktur. Nie możemy dopuścić do paraliżu i bałaganu na kształt Polskiego Ładu. Jednocześnie Minister Finansów podkreślił, że obligatoryjne korzystanie z systemu KSeF jest potrzebne w polskim systemie podatkowym i zostanie ono wdrożone tak szybko, jak tylko będzie to możliwe przy jednoczesnym zachowaniu pełnego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego w Polsce.
Z tym stanowiskiem zgodził się Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów i Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który również był obecny na opisywanej konferencji prasowej. – Krajowy System e-Faktur powinien zabezpieczać możliwość działania również podczas błędów czy problemów informatycznych. Przedsiębiorcy muszą mieć komfort prowadzenia działalności gospodarczej i pewność, że wystawione faktury trafią do systemu – stwierdził Marcin Łoboda.
Co teraz czeka przedsiębiorców?
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF oznacza, że przedsiębiorcy nie będą musieli dostosowywać się do nowych zasad wystawiania i odbierania faktur od 1 lipca 2024 roku. Będą mogli nadal korzystać z dotychczasowych form dokumentowania sprzedaży, takich jak papierowe faktury, e-maile czy pliki PDF. W dalszym ciągu będzie również dostępnna możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF dla przedsiębiorców posiadających oprogramowanie umożliwiające korzystanie z systemu KSeF. Ministerstwo Finansów zapewniło, że nie zapomni o tych podatnikach, którzy są już gotowi na wdrożenie KSeF, a tym samym zainwestowali środki na dostosowanie się do nowego rozwiązania. Resort obiecał, że zmiany, które zostaną wprowadzone po audycie, będą uwzględniać ich sytuację i nie będą wymagać kolejnych nakładów.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że utworzy grupę konsultacyjną, w skład której wejdą przedstawiciele przedsiębiorców, dostawców oprogramowania, organizacji branżowych i eksperci podatkowi. Grupa ta ma być zaangażowana w tworzenie nowych założeń i rozwiązań dla KSeF. Ministerstwo Finansów ma także informować na bieżąco o postępach prac nad systemem i terminach jego wdrożenia. Resort zapewnił, że KSeF nie został porzucony, a jedynie przełożony na późniejszy termin, który ma zapewnić jego sprawne i bezpieczne funkcjonowanie. – Datę (wdrożenia KSeF) podamy na bazie wyników audytu – poinformował Minister Finansów Andrzej Domański.
Czy warto korzystać z KSeF?
W świetle opisanych powyżej faktów, na myśl nasuwa się pytanie, czy warto korzystać z systemu KSeF? Zdecydowanie tak, niemniej należy dodać, iż w pierwszej kolejności przedsiębiorcy powinni wyposażyć się w program do obsługi systemu, który będzie w stanie zagwarantować im odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Korzystanie z systemu KSeF niesie ze sobą bowiem szereg zalet, takich jak m.in.:
- Uproszczenie obiegu dokumentów i ograniczenie tzw. „papierologii”,
- Oszczędność czasu i pieniędzy na druku, wysyłce i archiwizacji faktur,
- Szybsze i łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz urzędem skarbowym,
- Większa przejrzystość i kontrola nad fakturami i płatnościami,
- Lepsza ochrona przed oszustwami podatkowymi i fałszerstwami,
- Możliwość korzystania z ulg i zwrotów podatkowych związanych z KSeF.
Zobacz program KSeF od Hogart.